1. Conheça o seu propósito

Este é o objetivo principal: a razão pela qual você está escrevendo o relatório em primeiro lugar. porque determina o Modelo do relatório que você escreve, é um primeiro passo crítico (e frequentemente negligenciado).

Pense nisso. Você está escrevendo um relatório factual, prático ou importante? Lembrar:

• Relatórios factuais destinam-se a informar.
• Relatórios instrucionais visam explicar.
• Os principais relatórios visam persuadir.

Assim que seu objetivo principal for definido dessa forma, seus objetivos subsidiários se encaixarão: você se reporta a expliquee informar e explicar persuadir. Este ponto de partida dá a você um foco vital e impulsiona absolutamente todo o resto.

2. Conheça seus leitores

Antes de começar a escrever seu relatório, considere seu público. Por quê? Porque você não pode acertar a unha se não conseguir ver a unha sangrando. Em suma, para ser bem-sucedido, um relatório deve garantir que seus leitores-alvo possam:

• leia-o sem demora;
• entenda tudo nele sem muito esforço;
• aceitar seus fatos, constatações, conclusões e recomendações; Y
• decidir tomar a ação recomendada.

Conseguir isso requer mais do que apresentar os fatos com precisão. Significa também que deve se comunicar de forma aceitável e inteligível com o leitor. Mas quem é ele/ela?

Podemos obter uma imagem mais clara do nosso leitor fazendo três perguntas:

• O que o leitor sabe?
• Quais são as atitudes do leitor?
• O que o leitor quer?

Observação: Às vezes pode ser difícil responder a essas perguntas, especialmente ao escrever para um público diversificado. Em caso afirmativo, direcione o leitor principal ou mais importante.

3. Conheça seu objetivo

Ao combinar o propósito com o leitor, você está pronto para definir seu objetivo. Em outras palavras, o que você quer que o leitor pense e faça depois de ler seu relatório? (As pessoas não são inteligentes – muitas vezes, você tem que deixar isso explícito. ‘Faça Leste…!’)

Aqui está um exemplo de meta:

Para persuadir meu médico a autorizar um sistema proposto de horário de trabalho flexível

As palavras “persuadir“Y”autorizar” são os grandes aqui. Eles mostram que você precisa produzir um caso consistente e lógico – um que estimule seu MD a agir. Além disso, depois de definir a meta, você pode antecipar prováveis ​​problemas ao alcançá-los, como seu médico gosta de ver toda a equipe se levantando rapidamente às 7h.

4. Escolha uma abordagem

Eu recomendo uma abordagem de cima para baixo para escrever um relatório. Isso começa com a declaração da tese (pretensiosamente também chamada de “termos de referência”), continua com a coleta de informações e continua em três estágios de refinamento contínuo.

• Tese – A tese de um relatório é uma declaração orientadora usada para definir o escopo do inquérito ou investigação. Isso ajuda você a comunicar suas informações com clareza e a ser seletivo ao coletá-las.
• recopilação de informação – há uma série de perguntas a fazer nesta fase:
• Quais informações eu preciso?
• Quanto eu preciso?
• Onde posso encontrá-lo?
• Como vou pegá-lo?
• refinamento – existem três etapas no processo de refino; a saber:
• Escreva o esboço no nível da seção.
• Escreva o esboço no nível da subseção.
• Escreva o esboço no nível do parágrafo.

Adendo: O esboço em nível de parágrafo é como uma apresentação com marcadores. Incorpore o fluxo de ideias. Depois de ter o brainstorm em nível de parágrafo, você pode transformá-lo em um relatório completo escrevendo o brainstorm em frases completas. Como eu disse, dificilmente ciência de foguetes. Mas às vezes você só precisa de alguém para te mostrar…

5. Decida a estrutura

Aqui estão 11 elementos básicos de um relatório padrão. Não sou masoquista, portanto não há necessidade de aderir rigidamente a essa estrutura. Em vez disso, traga suas próprias circunstâncias, necessidades e criatividade para a mistura e use o que for apropriado.

1. folha de rosto
2. Índice (ou conteúdo)
3. Tese (ou termos de referência ou resumo)
4. Introdução (ou sumário executivo)
5. Fundo
6. Processo
7. Implicações (ou Problemas)
8. Soluções (ou Recomendações)
9. conclusão
10. Apêndices
11. Bibliografia (ou Referências)

6. Use o estilo certo

Use fatos e números concretos, evidências e justificativas. Use uma linguagem eficiente: Relatórios grandes com muitas palavras são horríveis. Os melhores relatórios são simples e rápidos de ler porque o redator interpretou os dados e desenvolveu recomendações acionáveis.

7. Considere o design

• fontes

  Lembre-se de que os relatórios são documentos conservadores e muitas vezes formais, portanto, suas opções de fonte não devem ser cafonas, espirituosas ou sensuais. Para o corpo do documento, escolha uma fonte serifada como Times Roman ou Cambria com um tamanho de ponto de 11 ou 12. Você pode usar uma fonte sem serifa como Arial ou Calibri para títulos em negrito para complementar o corpo do texto.

• visuais

Passe algum tempo pensando sobre as imagens. Sempre que necessário, explique todos os aspectos de uma imagem e não deixe o leitor na dúvida sobre a relação entre a figura e o texto. Escreva boas legendas e escolha o tipo de visão com consideração cuidadosa. (Gráficos de barras, gráficos de pizza e tabelas fazem coisas diferentes, por exemplo.)

8. Deixe tempo para refinar

Nenhum relatório é perfeito, e definitivamente não quando ainda é o Rascunho 1. Infelizmente, relatórios bem escritos são aqueles que passaram pelo moinho algumas vezes, seja com seu olhar aguçado ou sob o olhar cético de outra pessoa. Reserve o máximo de tempo possível para verificar, verificar e verificar novamente e, em seguida, pergunte a si mesmo:

• No geral, o relatório atende ao seu propósito?
• Faz o que eles me pediram para fazer?
• Ele faz o que eu disse que faria na minha introdução?
• E o resultado final: Estou satisfeito com isso?

uma última palavra

Vou ignorar meu próprio conselho aqui e me recusar teimosamente a escrever uma conclusão adequada. Os odeio. Eles são completamente chatos. Então vamos usar este espaço para parabenizá-lo por ler até aqui. Você é um campeão! – e é isso.